تم إنشاء هذه الإدارة في عام 1996م في إطار تطبيق قانون الحكم الإتحادي والذي تم بموجبه تخصيص إدارة عامة للشئون الإدارية والمالية في جميع الوزارات الإتحادية ومديرها العام هو المفوض والمعتمد توقيعه لديوان شئون الخدمة وهي واحدة من الإدارات الثمانية المُجازة في الهيكل بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (489) لعام 1996م.
الهدف العام:
القيام بكافة الأعمال الإدارية والمالية بالوزارة وتوفير معينات العمل وتهيئة البيئة الملائمة والصالحة لتحقيق أهداف الوزارة العامة وهي تقديم الخدمات الصحية عبر الاستغلال الأمثل للموارد وبتجويد الأداء وترشيد الصرف وتحفيز العاملين بغرض:
1. تطوير العمل الإداري.
2. إحكام الرقابة على المال العام.
3. الاستغلال الأمثل للامكانيات المادية والبشرية.
هيكل الإدارة:
يتكون الهيكل من ثلاثة إدارات فرعية وهي:
1.إدارة شئون العاملين.
2.إدارة الحسابات.
3.الإدارة الداخلية.
المهام والاختصاصات العامة:
1. إعداد ومراجعة الهيكل التنظيمي الوظيفي وفق المتغيرات.
2. مراجعة شروط خدمة العاملين بغرض دراسة سُبل تحسينها ورفعها للمسئولين.
3. تدريب الموظفين والعمال.
4. تحسين مستوى العمل الكتابي.
5. تحسين مستوى أعمال السكرتارية.
6. إعداد مقترحات الميزانية ومناقشتها مع السلطة المختصة والإشراف على تنفيذها.
7. المشاركة في التخطيط للقوة البشرية العاملة.
8. تبسيط اجراءات العمل الإداري والمالي بالوزارة.
9. العمل بالتنسيق مع وحدة التطوير الإداري في مجال الإصلاح الإداري.
10. الإشراف الإداري على وحدة فوائد مابعد الخدمة.
12. الإشراف على أمن المنشآت.. والمظهر العام للوزارة.
13. الإشراف على التعيينات وإعادة التعيين والإجراءات المختلفة والإعارات لجميع الكوادر العاملة بوزارة الصحة والمستشفيات بالتنسيق مع ديوان شئون الخدمة.
14. العمل على إصحاح بيئة العمل من حيث التأهيل والنظافة.
15. الإشراف على الإيرادات بالوزارة وتحويلها لحساب الحكومة الرئيسي.
16. الإشراف ووضع الضوابط اللازمة لصرف الحوافز والمكافآت المختلفة.
17. التنسيق مع تنظيمات العاملين بالوزارة من نقابة و روابط وجمعيات من أجل تحسين وضع العاملين.
18. محاسبة العاملين.
19.التنسيق مع الإدارة القانونية فيما يتعلق بابرام العقود.
20.تمثيل الوزارة فيما يخص المشاكل الإدارية والمالية.
21. التفويض من قبل الوكيل بسلطة التصديق المالي، التوقيع علي كل العقودات التي طرفها (وزارة الصحة الاتحادية).
22. الإشراف الكامل علي الايرادات والتأكد من اثباتها وتوريدها في حساب الحكومة.
23. التأكد من أن عمليات التحصيل لإيرادات الدولة والصرف للمصروفات تتم وفقاً لأنظمة ولوائح وزارة المالية وعن طريق الأشخاص الذين منحت لهم السلطة التصرف.
24. توجيه الوحدات المالية المختلفة بالوزارة بعمل وإعداد التقارير للإيرادات والمصروفات والوقوف علي ما تم انجازه ومقارنته بالميزانية المصدقة وبيان الانحرافات وتصحيحها إن وجدت.
25. متابعة التغذيات المالية والخاصة بالوزارة بكل أنواعها بما فيها أموال الطوارئ وأموال البرامج المخصصة.
26. إعداد مقترحات الميزانية التقديرية للوزارة من إيرادات ومصروفات ووضع المؤشرات المستقبلية ومناقشتها مع وزارة المالية لتصديقها واعتمادها ضمن الموازنة العامة للدولة.
27. المشاركة والإشراف على الأعمال التي تتعاقد عليها الوزارة صغيرة أو كبيرة عن طريق الإعلان عنها بالصحف وفرز العطاءات وتنفيذ الجوانب المالية الخاصة بها.
28.المتابعه والإشراف الإداري لإدارة الشئون المالية والحسابات بكل أقسامها.
29. مد السلطة العليا عند الطلب بالمعلومات المالية اللازمة لرسم السياسات الاقتصادية والاجتماعية.
30. إعداد الحسابات الختامية والسنوية وتسليمها لوزارة المالية.
المهام الفرعيّة للإدارات:
أولاً: مهام إدارة شئون العاملين.
1. تنفيذ كل مايتعلق بميزانية تعويضات العاملين (الفصل الأول) من وضع الميزانية ومناقشتها إلى أدق تفاصيل الراتب الشهري وحتى وصوله للعامل.
2. اجراءات التعيين واعادة التعيين، والفصل من الخدمة، ونهاية الخدمة وفوائد مابعدها، والانتداب، والإعارة، والترقيات، ومجالس المحاسبة، والاجازات بأنواعها (دراسية/مرضية/بدون راتب/مرافقة زوج/سنوية)...إلخ.. بالإضافة إلى الأرانيك المرضية وذلك بعد التصديق عليها من قبل مدير عام الشئون الإدارية والمالية والمعتمد توقيعه بإدارة ديوان شؤون الخدمة وتكملة إجراءاتها بالتنسيق مع الديوان المرجعي(ديوان شئون الخدمة).
3. إعداد السجلات وعكس المتغيرات عليها وإنشاء وإلغاء الوظائف كل على حدى.
4. تمثيل الإدارة في الجانب القانوني أو الساعد القانوني بتطبيق اللوائح والمنشورات التي تخص الخدمة المدنية وتتكوّن من الأقسام الآتية:
1- قسم الأطباء:
يعني بكلما يختص بالأطباء والصيادلة الأمتياز.
2- قسم العمومى:
يختص بكل الكوادر الأخرى من كوادر صحية وموظفين بمختلف مستوياتهم من الدرجات الأولى وحتى الرابعة عشر وتقييم المنشورات المنظمة للوظيفة العامة عليهم.
3- قسم الميزانية والسجلات:
ويعنى بإعداد السجلات بعد إجازة الميزانية وتصحيح ومطابقتها مع ديوان شؤون الخدمة وإجراءات التعديلات التي تطرأ عليها أثناء العام المالى وإعداد الميزانية ومناقشتها مع وزارة المالية.
4- قسم النواب:
وهو القسم المعنى بوظائف النواب التدريبية وكل ما يختص باستيعابهم وترقيتهم وتكملة إجراءات إخلاء سبيلهم بعد نهاية البعثة.
5- قسم الإمتياز:
يُعنى بأطباء الإمتياز ووظائف تدريب إحلال وإبدال أطباء الأسنان والبشرى وتعيناتهم ومنحهم بعد نهاية الإمتياز منحة نهاية الإمتياز.
6- قسم خارج الهيئة:
وهو يعنى بالعمال وتعينهم ومتابعة إستحقاقاتهم من التعين وحتى نهاية الخدمة.
7- قسم فوائد ما بعد الخدمة والمعاشات:
يعنى منح جميع العاملين الذين تنتهى خدماتهم فوائد ما بعد الخدمة من المالية وتكملة إجراءات معاشهم مع الصندوق القومى للمعاشات.
8- القسم السرى:
يقوم بإجراءات خلو الطرف للأطباء وللمتابعة والإحتفاظ بسجلات الأطباء والملفات السرية وإعتما التقارير السرية.
9- قسم الأرشيف:
هو القسم المعنى بحفظ الملفات الخاصة بالأطباء والباحثين والكوادر الطبية الأخرى وهو القسم الذى يحفظ ملفات كوادر إنتهت خدماتهم أو نقلوا لمستشفيات بولايات السودان المختلفة ولم ترسل ملفاتهم وقد تم إدخالها الحاسب الآلى مما سهل من وجودها.
ثانياً: ادارة الحسابات.
الوحدة الحسابية لوزارة الصحة الإتحادية تُعنى بالجانب المالي والحسابي بالوزارة وتعمل طبقاً للائحة الإجراءات المالية والمحاسبية ولوائح تنظيم العمل الصادرة من ديوان الحسابات بوزارة المالية والاقتصاد الوطني وأي لوائح أخرى.. و تتكون الوحدة من عدد (7) أقسام تعمل تحت الإشراف المباشر لمدير الحسابات ويساعده نائب المدير ورؤساء الأقسام. وتتبع لها الأقسام الآتية:
1) الأمانات:
هو القسم المسئول عن رصد الأمانات سواء كان مرتجع مرتبات ومرتجع أفراد – إستخراج الدفعيات الخاصة بالأمانات وفق الشروط المحددة وهي المواظبة والتمويل فى حالة الدفعيات نقداً ورقم الحساب فى حال البنوك.
2) العُهد:
يعنى هذا القسم باستخراج العُهد بأسم الأفراد ومتابعة الإزالات وكتابة خطابات في حالة عدم الإزالة وإعداد الحساب للعُهد شهرياً، فصل وبنود العُهد.
3) الميزانية:
هو القسم المسئول عن رصد بنود الميزانية قبل الإستخراج وإعداد تقرير يومى حيث لا يكون هنالك تجاوز فى البنود ومعالجة جميع المشاكل ووضع مقترح بتحويل البنود فى حالة نفاد البند.
4) المرتبات :
يعنى هذا القسم بإعداد المرتبات (تعويضات العاملين ) لكل العاملين بالوزارة والذى يشمل على الموظفين والعمال وأطباء النواب والإمتياز – وإعداد تسوية المرتبات شهرياً وإستخراج منحة نهاية الإمتياز وبدل لبس للأطباء والبديل النقدى ومكافأة نهاية الخدمة.
5)المخازن:
يعنى هذا القسم بتخزين المشتريات واستلام الأرانيك المالية ويتم دخول الأدوات المكتبية وغيره بأورنيك مالى وتستخرج بأورنيك مالى معتمد من قبل المسئول المفوض – ويتم رصد المخزونات لمعرفة الإحتياجات.
6) الصيارفة:
يعنى هذا القسم بصرف الدفعيات النقدية وجرد الخزينة ومتابعة الرصيد بالخزينة وتوريد الإيرادات.
7) الحساب الختامى:
إعداد الحسابات الختامية والتي تشمل إعداد تعويضات العاملين والسلع والخدمات والعُهد والأمانات والإيرادات والحساب الجارى واستلام حوافظ الختم والسداد من المالية وإعداد التقرير الختامى ويسلم الحساب الختامى لوزارة المالية.
8) الشيكات:
مسئولية هذا القسم إعداد الدفعيات نقداً فى الخزينة وفق التصديق المرفق والتحويل من المدير المالى والإجراء حسب الميزانية المجازة من جرد الخزينة 4 مرات في الشهر –متابعة الخزينة يومياً – توريد يومياً –إعداد تسوية الخزينة – إستخراج جميع الدفعيات التصديق سوى كان تعويضات عاملين وسلع وخدمات وعُهد.
9) الإيرادات:
يُعنى هذا القسم بالتحصيل الإلكتروني وتحصيل الإيرادات وفق الربط المحدد ووفق البنود وإعداد التقارير الشهرية وترسل لوزارة المالية وإعداد التسوية الشهرية.
ثالثاً: الادارة الداخلية.
هي الإدارة المنوط بها العمل في مجال الخدمات(مياه – كهرباء – صرف صحي- والمظهر العام )والحفاظ على البيئة السليمةلاداء العمل والحفاظ على ممتلكات الوزارة من أثاثات ووسائل نقل ومركبات بمختلف أنواعها إضافة لضبط العاملين في الحضور والانصراف وتأمين من هو بالداخل، كما تشرف الإدارة على الخاضعين لأداء الخدمة الوطنية بكافة أقسام وإدارات الوزارة الإتحادية والإشراف على أسطول العربات الناقلة ومهامها هي:
1. إدارة وضبط أداء الموظفين العموميين والعمال والغشراف الإدارى عليهم وإصدار كشوفات التنقلات وفق درجات الحوجة الوظيفية ومراجعة تقارير أدائهم ورفع توصيات لترقياتهم.
2. التوصية بعقد الدورات التدريبية الداخلية ودورات التأهيل العام مع المؤسسات المعنية بالتدريب ورفع الكفاءات الإدارية.
3. الإشراف المباشر على أسطول الوزارة الناقل وضبط خدمات تسيير العربات.
4. الأشراف على وحدة التأمين الذاتى ومتابعة أدائهما.
5. إدارة مكتب قيد الوارد والصادر للمكاتبات والرسائل بين الوحدات التابعة والوزارات والمصالح الحكومية. ورسائل الأقاليم والبريد الصادر للخارج.
6. متابعة حصر وتصنيف المرتجعات والمخلفات لأغراض التخلص من الفائض بالتنسيق مع إدارة التخلص من الفائض بوزارة المالية.
7. الإشراف وإدارة خدمات المخازن وضبط الصرف والمرتجع ومراجعة تقديرات الحد الضرورى من احتياجات الأرانيك المالية والمستلزمات المكتبية بالتعاون مع جهات الاختصاص.
8. الغشراف الإداري والفنى على الوحدة الفنية (التلفونات – الكهرباء - خدمات السباكة- النجارة – التشجير).
9. الإشراف على الخدمات العامة وإصحاح بيئة العمل بالوزارة.
10. رفع الميزانية السنوية باحتياجات الوزارة والوحدات من المستلزمات المكتبية وآليات التسيير لمتحركات الوزارة المختلفة والمولدات.
11. الإشراف الإدارى على عمال الوزارة عموماً وإدارة توزيعهم ومراجعة أدائهم والمحاسبة الإدارية والتوجيه بترقياتهم.
12. المشاركة فى لجان الترقيات والمحاسبة للعاملين.
13. الغشراف على تأمين الوزارة بعد ساعات العمل الرسمية وأيام الجمع والعطلات الرسمية.
14. ضبط الأدوات والمهمات داخل الوزارة وتأمينها.
15. إصدار أذونات الخروج للمعدات حسب الحوجة لكل إدارة.
وتتبع لها الأقسام الآتية:
قسم الموظفين والعمال:
1. يعني هذا القسم بالإشرف علي الموظفين (حضور وانصراف – إجازات – أرانيك مرضية –تنقلات).
2. الوحدة الفنية: مسئول من كهرباء – نجارة – سباكة.
3. الترحيلات: تشرف على أسطول الناقل وصرف الوقود – الصيانة – المأموريات – توزيع السائقين على الإدارات.
4. التأمين الذاتى: المحافظة على ممتلكات الوزارة (خروج –دخول – ضبط النظام فى الوزارة).
